Sua organização tem governança efetiva de políticas, controles, normas e requisitos legais e regulamentares que orientam o seu funcionamento?

Os conceitos abaixo orientam e pautam fortemente à atuação das organizações modernas. Portanto, é preciso estar atento se as organizações têm sistemáticas que suportam o seu funcionamento efetivo para atender aos requisitos regulamentares aplicáveis, as políticas e normas internas que orientam os processos.

Política:  Fornece o “porquê”; é de alto nível e estratégico; define o tom, contexto ou intenção; e muda com pouca frequência.

Cultura de Gestão: Inclui os valores, crenças e comportamentos sobre como os processos, recursos e a própria organização são internamente dirigidos, controlados e avaliados, incluindo: como a autoridade é delegada; o grau onde a gestão é centralizada e descentralizada; e como indivíduos, e equipes são capacitados e inspirados.

Procedimento: Fornece o “como fazer” das políticas e orienta sua implementação; é específico para o público; fornece instruções exatas que garantirão a conformidade com uma determinada política.

Conformidade: É o estado de poder comprovar o cumprimento de um requisito.

Governança corporativa: É o ato de dirigir, controlar e avaliar externamente uma corporação.

Accountability: Obrigação que têm as pessoas, físicas ou jurídicas, públicas ou privadas, às quais se tenha confiado recursos públicos, de assumir as responsabilidades de ordem fiscal, gerencial e programática que lhes foram conferidas, e de informar à sociedade e a quem lhes delegou essas responsabilidades sobre o cumprimento de objetivos, metas e o desempenho alcançado na gestão dos recursos públicos. É, ainda, obrigação imposta a uma pessoa ou entidade auditada de demonstrar que administrou ou controlou os recursos que lhe foram confiados em conformidade com os termos segundo os quais eles lhe foram entregues.

Compliance: O termo Compliance vem do inglês “to comply” e significa, essencialmente, agir de acordo com um conjunto de normas ou regras estabelecidas. No ambiente corporativo, trata-se do exercício para assegurar que uma organização esteja cumprindo as exigências legais, políticas e condutas estabelecidas para as atividades no segmento em que ela está inserida. O Compliance corporativo é um conjunto de procedimentos e regras implementados nas organizações que visam a garantir a conformidade das atividades do negócio com a legislação vigente, com as normas internas e com modelos éticos exigidos pelo mercado.

Norma interna: Documento gerencial que disciplina regras e comportamentos de determinado tema no âmbito interno de uma organização.

Sistemática normativa: Método que define formato, estrutura e processo de elaboração, publicação, implantação e manutenção de instrumentos normativos.

É perceptível que um grande desafio das organizações é a tarefa fundamental de definir, implantar e aplicar políticas, controles e normas, por uma sistemática simples, automatizada e eficaz que funcione e ajude na governança e na tomada de decisão segura, mantendo a conformidade pela aplicação efetiva de normas internas que regulam os processos da organização, decisões e ações que requerem atenção por parte dos funcionários, gestores e líderes na maioria das instituições.

Lembramos que o ciclo de desenvolvimento de qualquer organização, na medida que ela cresce e evolui, aumenta na mesma proporção a necessidade de melhor controlar temas críticos e sensíveis internamente, por exemplo: atendimento aos requisitos regulamentares, regras de contratação de serviços, amplitude de alçada de controle, regras de recursos humanos, regras de uso de informática e segurança da informação, regras para concessão de viagens, regras de aplicação de recursos financeiros, políticas internas, etc., portanto, torna-se imperativo a necessidade de usar instrumentos de gestão para coordenar e administrar a organização.

A formulação de políticas, regras, normas e controle é considerada uma boa prática da governança corporativa, e certamente é vital adotar uma sistemática normativa que vise disciplinar, controlar e coordenar todas as políticas, regras e procedimentos.

Gestão de Políticas, Normas e Tecnologia

Se você já está no mercado de trabalho há alguns anos, você se lembra do Fichário da Política. Você receberia um fichário com toda a formulação seca e legal das políticas da empresa no primeiro dia com um novo emprego. Provavelmente você nunca mais olhou para ele. Vários anos atrás, a Intranet substituiu o fichário. Infelizmente, as políticas ainda eram enfadonhas e coletavam coelhos de poeira virtuais. A tecnologia mudou o mundo para todos nós. Estamos usando dispositivos móveis, compartilhando atualizações nas redes sociais, tendo acesso a tudo que está acontecendo no mundo.

Contudo, podem ocorrer problemas com sistemáticas de gerenciamento de políticas e normas desatualizados, tais como:

• Falta de atenção — quando as políticas, normas e procedimentos adotam uma linguagem e redação confusa, os funcionários podem perder o interesse de ler e aplicar, e não prestam atenção nas orientações;
• Fontes arriscadas — quando os funcionários não conseguem encontrar respostas em um sistema de gerenciamento de políticas e normas que não correlacionam fontes confiáveis, em consequência eles podem procurar outros meios e referenciais para obter respostas e podem ocorrer riscos operacionais ou legais;
• Sobrecarga de informações — nem todo funcionário precisa revisar e estar ciente de todas as políticas e procedimentos; os gerentes precisam conseguir controlar as informações fornecidas e orientar os funcionários de sua supervisão;
• Trabalho manual e enfadonho — gerenciar políticas sem uma solução de tecnologia pode ser uma tarefa árdua, especialmente se envolver etapas para obter informações e aprovações de forma instantânea;
• Evitar esforço duplicado — embora algumas políticas (como o Código de Conduta e Ética) sejam centralizadas, ainda existem muitos silos em organizações que geram esforços e políticas duplicados, e as vezes com o mesmo tema;
• Má qualidade — gerenciamento de políticas descentralizado significa nenhum controle sobre a qualidade, conteúdo, ou a aparência das políticas e normas internas;
• Sem rastreamento — uma política ou procedimento tem um ciclo de vida e processo (escrever, revisar, aprovar, distribuir, publicar e manter) que muitos sistemas de gerenciamento de política e normas não gerenciam ou rastreiam de forma efetiva.

Alguns dos problemas citados acima acontecem na sua organização? Caso afirmativo é momento de desenvolver e criar uma sistemática normativa com o uso de tecnologia da informação adequada. 

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¬ ARTIGO ESCRITO POR ELYSSON RIBEIRO.