As responsabilidades, processos e ações estão definidas e funcionam na minha organização?

"Administração é fazer as coisas direito. Liderança é fazer as coisas certas."

"O trabalho do administrador pode ser definido como planejar, organizar, ajustar, medir e formar pessoas."

"A principal finalidade de uma empresa é ter clientes e suprir suas necessidades e desejos, deixando-os satisfeitos."

"O conhecimento era um bem privado, associado ao verbo saber. Agora, é um bem público ligado ao verbo fazer."

Peter Drucker

De um modo geral, a Administração é a ciência social voltada para as práticas administrativas de uma organização, ou seja, o gerenciamento de recursos financeiros e humanos para atingir objetivos da empresa.

Ser bem-sucedida financeiramente não basta para a sobrevivência de uma empresa. Seguir conceitos e definir estratégias dentro de rigorosos padrões mundialmente aceitos são os desafios para empresas que procuram ser competitivas neste mundo globalizado!

No artigo anterior, abordei sobre as ferramentas de gestão adequadas para resolver problemas criticos nas empresas. E vou continuar e aprofundar neste tema! Vamos abordar porque as empresas não aplicam ferramentas de gestão para gerir as responsabilidades, processos, projetos e ações no dia a dia.  E certamente outras questões essenciais também deveriam ser respondidas, tais como:

• Sua organização está preparada para os desafios contemporâneos?
• Busca evoluir e não sabe por onde começar?
• A governança precisa ser melhor definida com atribuições e responsabilidades claras?
• Quer aperfeiçoar os princípios da boa governança (transparência – equidade – prestação de contas – responsabilidade social)?
• Busca demonstrar um comportamento corporativo ético e de integridade?
• Necessita regulamentar normas e controles internos essenciais ao negócio e para mitigar potenciais riscos?
• Pretende melhorar a conformidade para atender as exigências legais e regulamentares aplicáveis?
• Necessita melhorar as decisões baseadas em dados e informações claras, coesas e simples?
• Precisa adequar a força de trabalho para maior geração de resultados e valor?
• Busca a Liderança Transformadora com atuação de ética, exemplar e comprometida com a excelência, com resultados para todas as partes interessadas?
• Busca maior eficácia e eficiência das competências da organização, compartilhamento de conhecimentos, e fomento de novas ideias e modelos internos e externos capazes de gerar ganhos sustentáveis para as partes interessadas?

E tudo isso com um único foco ⇒ Criar valor para os clientes por intermédio de:

• Organização bem estruturada e ágil;
• Tomada de decisão baseada em indicadores ativos para o desempenho;
• Processos simples, documentados, vivos e automatizados que apoiam as operações;
• Sistema de trabalho para o alto-desempenho; e
• Modelo de gerenciamento que facilite a gestão das responsabilidades, processos, projetos e ações no dia a dia.

Então, vamos falar deste último! Como se faz isso? Por onde começo? 

A evolução da gestão das organizações, tem sido uma busca incessante pela academia, por especialistas, teóricos e principalmente por líderes empresariais e gestores profissionais que se aventuram na busca de soluções práticas para resolver as questões críticas que precisam enfrentar em seus negócios.

Ocorre que a decisão fundamental que a Administração deve tomar é definir claramente seu modelo de trabalho, e como as responsabilidades serão projetadas com os papéis e ações dos gestores nos respectivos processos internos até a entrega dos serviços com foco no cliente final!

É sabido que à medida que uma organização cresce sua complexidade aumenta na mesma proporção. Esse fenômeno ocorre com todo tipo de organização, seja ela de qual porte for ou de que segmento atue, e se os problemas não forem enfrentados essas “doenças organizacionais” ou entropia ou desordem organizacional ficará incontrolável.

Os fatores que causam esses problemas precisam ser enfrentados logo para não se tornaram extremamente complexos. A gestão de uma organização exige uma abordagem integrada, racional e simples e que utilize os meios necessários para visualizar a gestão de uma organização de forma efetiva. 

MAS PARA EXEMPLIFICAR, QUE TAL OLHARMOS O EXEMPLO A SEGUIR EM QUE TAIS SITUAÇÕES DEMONSTRAM ESSES PROBLEMAS?

Uma determinada Equipe de Gerenciamento de Projetos numa organização de porte, têm a missão de desenvolver e implantar projetos com soluções inovadoras e práticas de forma ágil e eficaz para resolver problemas críticos nas organizações, contudo:  

1. O sistema de trabalho não definido, impede que seja estabelecida a sincronia e alinhamento das atividades críticas da organização;
2. O modelo de negócio não definido está quanto aos principais processos de negócio e de como estes são gerenciados;
3. Existe a necessidade de trabalhar a qualidade intrínseca em cada atividade para gerar resultados eficazes na execução dos novos serviços a serem projetados;
4. Normalmente, a Equipe Executiva de Projeto tem um prazo exíguo para ser atendido, e não conseguindo cumprir à risca; e
5. Ocorrem retrabalhos por erros cometidos na execução das atribuições do projeto.

O QUE PODE SER FEITO NA PRÁTICA PARA NEUTRALIZAR ESSES PROBLEMAS?

Tirando da cartola uma possível solução é a elaboração de uma Matriz de Responsabilidade que integre num só instrumento gerencial uma visão única e alinhada das principais responsabilidades da minha o meu empreendimento, seja ele qual for.

A Matriz de Responsabilidade é uma ferramenta que tem o objetivo de integrar numa única visão todos os aspectos e situações que a administração precisa ter para gerir as responsabilidades de uma determinada organização, de forma mais eficaz. Esse instrumento gerencial deve conter as principais responsabilidades, papéis, ações, processos e produtos, cruzando as informações de forma a facilitar o gerenciamento integrado de cada segmento da Matriz, visando mitigar problemas, controles internos e riscos do negócio, bem como prover uma melhor governança da organização. Em suma essa visão única e holística da organização dará aos gestores o acompanhamento efetivo dos principais produtos gerados na organização, principalmente aqueles destinados aos clientes. 

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¬ ARTIGO ESCRITO POR ELYSSON RIBEIRO.