Tenho a ferramenta ideal para resolver os problemas críticos de gestão em minha empresa?

"Sem dados você é apenas mais uma pessoa com uma opinião."

"Há anos que fazemos assim" é a confissão de que a falha é do sistema."

"O trabalhador não é o problema. O problema está no topo! Gestão!"

"Para responder com sucesso à miríade de mudanças que abalam o mundo, a transformação em um novo estilo de gestão é necessária. O caminho a seguir é o que chamo de conhecimento profundo - conhecimento para liderança de transformação."

William Edwards Deming

Antes de abordamos esse tema sensível, gostaria de contar para vocês um episódio que aconteceu comigo quando trabalhava no SERPRO na Área de Planejamento e Organização nos anos 90. Naquela época o SERPRO precisou desativar vários Centros de Processamento de Dados – CPD da empresa, em função do redirecionamento operacional e de negócio, conduzido pela Diretoria Executiva e Diretoria de Operações.

Era uma situação crítica e envolvia, fornecedores de hardware, software e aplicativos, além do redirecionamento das equipes técnicas envolvidas e isso em todo o País.

A equipe executiva que estava conduzindo o projeto solicitou a área de planejamento e organização um apoio para estruturação do projeto. Foi quando fui designado para ajudar e facilitar a implementação do projeto. Nesse momento fiquei na dúvida o que e como poderia ajudar a equipe executiva? Aí pensei o projeto é de natureza complexa e tinha várias variáveis a serem consideradas e com momentos de execução e controle diferenciados. Com base nisso propus o uso de uma Rede de Precedência baseada nos conceitos e técnicas do Pert/Cpm, e não tínhamos um software para apoiar sua elaboração. Então decidimos fazer no papel essa Rede de Precedência de forma customizada com os dados e informações e definição de precedências para a gestão ativa do projeto. O resultado foi que todos os CPD’s foram desativados no prazo definido e gerou uma economia substancial para a empresa.

Ao contar essa história estou falando da ferramenta de gestão “rede de precedência em gestão de projetos”. Ou seja, havia um problema critico a ser enfrentado e foi preciso usar uma ferramenta de gestão para ajudar a resolver! Esse é o principal objetivo de uma ferramenta de gestão.          

Falando um pouco mais de Ferramentas de Gestão essas surgirão a mais de 30 anos e ao longo desse período foram utilizadas de forma correta ou não em diversas empresas ao redor do mundo. Essas ferramentas ajudaram os executivos a atingirem seus objetivos, sejam eles aumentar receitas, reduzir custos, inovar, melhorar a qualidade ou se planejar para o futuro. Mas como identificar as ferramentas mais apropriadas para os desafios de sua organização? O segredo não está em descobrir uma ferramenta mágica, mas sim entender as diferentes ferramentas e saber quando e como utilizá-las.

Algumas alertas e insights importantes que precisam ser considerados para aplicação de ferramentas de gestão, além das circunstâncias especificas das organizações, vamos lá:

• Ferramentas de gestão podem ser mais efetivas quando fazem parte de um projeto corporativo da organização;
• Os Gestores que mudam muito frequentemente de ferramentas podem comprometer a confiança e interesse das pessoas envolvidas na mudança;
• Os tomadores de decisão podem alcançar resultados muito melhores quando lideram estratégias realistas e exequíveis e embasam suas propostas de mudanças em ferramentas de gestão como suporte para resolver os problemas e atingir os objetivos estratégicos;
• A satisfação geral com as ferramentas de gestão é positiva, mas os resultados alcançados, as taxas de uso e a facilidade de implementação podem variar muito em cada empresa;
• É importante frisar que nenhuma ferramenta de gestão serve para solucionar todos os problemas de uma organização.

Aprofundando mais o tema! O que de fato são ferramentas de gestão?

São instrumentos de gestão que apoiam à implementação de conceitos e ideias em todos os níveis de conceituação, visando solucionar problemas complexos e criticos nas organizações. As ferramentas de gestão de negócios são todos os sistemas, aplicativos, controles, soluções de cálculo, metodologias, etc. usados ​​pelas organizações para ser capaz de lidar e se adaptar as mudanças exigidas, e contribuir para uma posição competitiva e melhoria do desempenho dos negócios.

Alguns exemplos de Ferramentas de Gestão

Balanced Scorecard
Um Painel de Controle (Balanced Scorecard) define o que os gestores entendem por ‘desempenho’ e mede se eles mesmos estão ou não alcançando os resultados esperados. O Painel de Controle traduz a missão e a visão da empresa em um conjunto de objetivos e métricas de desempenho claros e mensuráveis.

Benchmarking
Benchmarking busca a melhoria do desempenho a partir da identificação e aplicação de melhores práticas encontradas em outras empresas ou dentro dela própria. Gestores comparam o desempenho dos seus produtos e/ou processos externamente com os dos competidores e empresas-modelo e internamente com outras áreas da empresa que realizam atividades similares. O objetivo do Benchmarking é encontrar exemplos de desempenho superior e entender as práticas que determinam esse bom desempenho. As empresas, então, incorporam estas melhores práticas às suas operações – não através de imitação, e sim da inovação – na tentativa de buscar a melhoria desejada.

Reengenharia de Processo
Reengenharia de Processo envolve o redesenho completo do core business da empresa para alcançar melhorias significativas em produtividade, duração dos ciclos e qualidade. Na visão da Reengenharia de Processo, as empresas começam do zero e redesenham os processos existente visando entregar mais valor ao cliente. Tipicamente, elas adotam uma nova cadeia de valor com muita ênfase nas necessidades dos clientes, reduzem camadas hierárquicas e eliminam atividades improdutivas de duas maneiras: primeiro, transformam organizações funcionais em times multifuncionais; segundo, empregam tecnologia para melhorar a distribuição das informações e auxiliar nas tomadas de decisões.

Ferramentas de Suporte à Tomada de Decisão
Ferramentas de Suporte à Tomada de Decisão ajudam empresas a organizarem seu processo de tomada de decisão e respectiva execução a partir da distribuição de papéis, responsabilidades e metas claras a todos os envolvidos nos processos decisórios críticos. Decisões claras permitem à empresa diminuir a complexidade que geralmente obscurece sua estrutura, garantindo que decisões críticas são tomadas rapidamente, acertadamente e resultam em ações efetivas.

Missão e Visão
Missão define o negócio da empresa, seus objetivos e o modo como alcançá-los. Visão descreve a posição desejada para a empresa no futuro. Os elementos de Missão e Visão são frequentemente combinados para definir os propósitos, as metas e os valores da empresa. Muitas vezes os dois termos são usados indiferentemente.

Outsourcing
Ao terceirizar, a empresa contrata serviço de terceiros para realizar atividades que não fazem parte do seu core business. Contratar terceiros permite que a empresa foque seus esforços nas suas Core Competencies. Muitas empresas acreditam que terceirização reduz os custos e melhora o desempenho das atividades. Terceiros especializados em uma determinada atividade podem custar menos e ser mais eficientes, dado o foco e o ganho de escala. Através da terceirização, uma empresa pode ter acesso ao ‘estado-da-arte’ em todas as atividades de negócio sem precisar ter controle interno sobre todas elas.

Planejamento Estratégico
Planejamento Estratégico é um processo para determinar no que o negócio deve se transformar e como alcançar os objetivos da melhor maneira possível. Ele considera o potencial total do negócio e explicita os links entre objetivos do negócio e ações práticas e recursos demandados para atingi-los. O Planejamento Estratégico oferece um processo sistemático para perguntar e responder a questões críticas, confrontando o time de gestores – especialmente decisões de grande impacto e comprometimento da organização.

Gerenciamento da Qualidade Total
Gerenciamento da Qualidade Total é uma forma de abordagem para a melhoria da qualidade das especificações de produtos e serviços, atendendo assim à demanda dos clientes. Essa ferramenta objetiva atingir tais especificações com níveis de defeito zero. Assim, é criado um ciclo virtuoso de melhoria contínua que aumenta a produtividade, a satisfação dos clientes e, consequentemente, o lucro.

Matriz SWOT
A Matriz SWOT (acrônimo oriundo da língua inglesa, que em tradução livre significa: Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças – também conhecida como FOFA), identifica forças e fraquezas no ambiente interno, assim como oportunidades e ameaças externas à empresa.

6 Sigma
Ferramenta utilizada para estabelecer metas de desempenho, organizar e mobilizar times a fim de atingir altos níveis de melhorias nos processos gerenciais da organização. Após a identificação das oportunidades críticas da organização, o Six Sigma ajuda os gestores a atingirem qualidade superior, de maneira rápida e eficiente, por meio do estabelecimento de responsabilidades e metas.

Matriz de Responsabilidade
Esta ferramenta tem o objetivo de definir numa única matriz as principais responsabilidades, papeis, ações, processos e produtos, de forma a facilitar o controle interno, mitigar riscos e melhorar a governança de processos. Em suma permite que a Administração tenha num único instrumento organizacional uma visão do que deve e como as atribuições acontecem na organização, possibilitando o acompanhamento dos riscos do negócio.

Sistemática Normativa
Esta ferramenta tem o objetivo de definir uma sistemática que clarifique as principais políticas, regras e responsabilidades da organização, de forma a facilitar o controle interno, mitigar riscos e melhorar a governança. Em suma permite que a Administração tenha instrumentos organizacionais necessários para controlar ações e decisões de alto impacto na organização, possibilitando o acompanhamento dos riscos do negócio.

Manual de Organização e Governança
Esta ferramenta tem o objetivo de avaliar e aprimorar o arcabouço normativo vigente e modelo de governança corporativa, balizado por princípios e fundamentos de transparência, equidade, responsabilidade e prestação de contas para apoiar os gestores na sustentabilidade e tomada de decisão organizacional.

Programa de Compliance e Integridade
Esta ferramenta tem o objetivo de avaliar o arcabouço normativo vigente, com vistas à proposição de abordagens metodológicas para o desenvolvimento de Programas de Compliance e Integridade de forma a contribuir com o aprimoramento e sistematização de modelos de compliance, considerando o alinhamento das práticas existentes e novas práticas.

Diagnóstico Organizacional
Esta ferramenta tem o objetivo de servir como instrumento de avaliação organizacional baseado nos enfoques Organização – Estratégia – Processos – Tecnologia, e permite que a Administração tenha uma visão geral da organização, possibilitando traçar planos de ação para correção, ajustes e até a inovação do negócio.

O conceito de excelência em gestão é inspirador e emblemático, quando considerado com o devido aprofundamento pelas partes interessadas. Ele resume um conjunto de princípios e valores que são incorporados e internalizados por uma organização, o elemento que viabiliza o alcance de novos níveis de desempenho são as ferramentas de gestão que são o combustível para o funcionamento adequado da engrenagem organizacional.

Sua organização pretende avançar no desempenho então procure a ferramenta de gestão adequada, para você dar os passos certos!   

1º passo: Diagnostique sua organização

Realize um diagnóstico da gestão para identificar e prognosticar as possíveis soluções para os problemas criticos identificados. 

2º passo: Avalie os pontos fortes e oportunidades para melhoria

Avalie os pontos fortes e oportunidades para melhoria das questões críticas e prepare um plano de ação agil para solucionar os problemas organizacionais.

3º passo: Defina que ferramenta de gestão irá utilizar

Defina uma metodologia e ferramenta de gestão para ser customizada e implantada para solucionar os problemas criticos.

4º passo: Padronize, aperfeiçoe, melhore e Inove seus processos

Padronize com enfoque de progredir sempre para se tornar referencial de excelência no seu negócio, por meio da ferramenta de gestão aplicada no dia a dia das operações.

5º passo: Avalie permanentemente os principais indicadores e resultados

Defina um modelo de avaliação dos principais indicadores e resultados e efetue sempre as comparações e referenciais adequados ao negócio.

A e-LOGOS tem o maior interesse de lhe apoiar na escolha e aplicação das ferramentas de gestão adequadas para sua organização.

Acesse o nosso site e conheça com detalhes essas abordagens inovadoras de gestão. Marque uma conversa pelo WhatsApp.

¬ ARTIGO ESCRITO POR ELYSSON RIBEIRO.