“Uma andorinha só não faz verão”. Reunindo competências e responsabilidades para gerar melhores resultados!
As pessoas eficazes põem o foco na contribuição, de um modo geral elas tiram os olhos de seu trabalho individual e conseguem ampliar o olhar para fora, em direção às metas gerais da organização. Ou seja, a pergunta é qual a contribuição que posso dar para influir significativamente nos resultados do trabalho em equipe para gerar resultados de alto desempenho no processo organizacional?
É de suma importância frisar que nas organizações modernas os “trabalhadores do conhecimento” não produzem “coisas”, eles produzem ideias, informações, conceitos e resolvem problemas em processos complexos. O “trabalhador do conhecimento” em geral é um especialista, no entanto uma especialidade ou um especialista aplicado isoladamente não vai a lugar nenhum!
Aí lembramos o famoso ditado popular “Uma andorinha só não faz verão”. Para ser produtivo é preciso reunir e alinhar várias especialidades com outros especialistas e até outros profissionais que desempenham papeis importantes nos processos para produzir resultados excepcionais!
Olhemos um bom time de futebol, todos os jogadores desempenham funções táticas e técnicas dentro do campo para alcançar a vitória no jogo!
O que fazer primeiro? A sugestão é definir e alinhar as funções e responsabilidades da organização!
Ora, se a função e as responsabilidades de cada funcionário ou área forem definidas e alinhadas claramente, haverá maiores chances de colaboração, alinhamento e compartilhamento do conhecimento e das habilidades para o trabalho, possibilitando o alcance da eficácia administrativa, e, consequentemente gerar os resultados esperados pela liderança.
Essa questão também é necessária quando a organização precisa organizar diferentes grupos de pessoas para trabalhar juntas em determinado projetos, áreas e nas atribuições funcionais permanentes.
Não é suficiente que você tenha definido claramente as funções e responsabilidades de cada grupo; você também deve certificar-se de que suas funções individuais sejam igualmente definidas em prol da equipe considerando à visão do todo, aí reside o compartilhamento que gera excepcionais no trabalho em equipe.
O trabalho em equipe é um dos ingredientes vitais para o sucesso organizacional, e equipes fortes são compostas por indivíduos que sabem o que devem fazer e pelo que são responsáveis. Se a gestão for capaz de comunicar às suas equipes e membros sua responsabilidade, a prestação de contas será eficaz, levando a maior produtividade e melhores resultados.
Todos os itens acima resultarão em maior eficiência e eficácia na forma como o negócio é administrado. Encontrar um bom ajuste ou combinação entre as diversas áreas do organograma diminuirá e até eliminará possíveis erros, e melhorará a qualidade do trabalho. Haverá menos casos de atrasos causados por mal-entendidos no que diz respeito às funções dos funcionários, e eles terão um forte senso de responsabilidade para com seu trabalho e a organização.
QUE INSTRUMENTO DE GESTÃO POSSO UTILIZAR PARA DEFINIR CLARAMENTE AS RESPONSABILIDADES DA MINHA ORGANIZAÇÃO?
Uma possível resposta é criar uma Matriz de Responsabilidade que pode ser aplicada em organizações públicas e privadas de todos os portes, que objetivam sistematizar os papéis, atribuições e responsabilidades, baseadas nos processos e ações administrativas de forma a facilitar a comunicação, execução e gestão da organização.
QUAL A VANTAGEM DE UMA MATRIZ DE RESPONSABILIDADE?
Esta ferramenta tem o objetivo de definir numa única matriz que você poderá visualizar as principais responsabilidades, papéis, ações, processos e produtos, facilitando o controle interno, mitigação de possíveis riscos e, principalmente ajudar no acompanhamento da performance do trabalho.
DICAS PARA DEFINIR AS FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES:
- Tenha domínio do seu modelo de negócio e do modelo de gestão aplicado para alcançar os resultados para as partes interessadas;
- Descreva as atribuições do trabalho, clarificando os cargos e funções e resumo das principais tarefas e responsabilidades do funcionário ou da área responsável;
- Organize as atribuições de acordo a sequência lógica dos processos da organização (negócios, suporte e gerenciais);
- Defina a periodicidade de acordo com o tempo definido para realização das atribuições, processos e tarefas;
- Crie uma legenda para designar os responsáveis, executores, aprovadores e suporte organizacional às atribuições, cruzando com as funções do organograma;
- Por último assinale os produtos gerados para cada cliente no respectivo processo ou atribuição; e
- Implante e faça o gerenciamento continuo da sua Matriz de Responsabilidade.
A e-LOGOS pode lhe ajudar a governança da sua organização ajustando ou revendo as atribuições e responsabilidades para geração de resultados superiores para todas as partes interessadas.
¬ ARTIGO ESCRITO POR ELYSSON RIBEIRO.
Organização, e-LOGOS Academy, Artigos, e-LOGOS, Trabalho em Equipe, Matriz de Responsabilidade